Espaa es uno de los pases europeos en los que menos se externaliza la gestin recuperatoria de deudas por parte de las empresas no financieras. De un estudio realizado entre 500 empresas de toda Espaa, nicamente el 8 por ciento han contestado afirmativamente a la pregunta de que si habitualmente recurren a servicios externos de gestin de recobro.

Segn el estudio los factores que han favorecido la no utilizacin de empresas de recobro externas son:

La carencia en Espaa de una regulacin legal de la industria del recobro de deudas lo que permite un vaco legal en el que se mueven determinadas agencias de recobro que emplean mtodos poco ortodoxos.
La imagen deformada que se tiene del sector, y el temor que las empresas de recobro puedan utilizar "mtodos expeditivos" para cobrar a los morosos, ha provocado el recelo de muchos empresarios que ante la posibilidad de que se puedan emplear mtodos coactivos contra sus deudores, prefieren "curarse en salud" y no externalizar.
La existencia en el mercado de agencias que piden gastos anticipados sobre los impagados entregados para su gestin. En realidad algunas de estas agencias no pueden ofrecer el servicio que publicitan y el beneficio ya lo obtienen gracias al cobro de gastos anticipados a fondo perdido que se quedan en concepto de honorarios.
La existencia de ciertas agencias que actan de forma fraudulenta, desapareciendo con todo el dinero recobrado al deudor provoca la desconfianza entre los posibles demandantes de este tipo de servicios.
VENTAJAS PARA LAS EMPRESAS QUE EXTERNALIZAN LA GESTIN DE RECOBROS
La externalizacin de la gestin de cobros mediante la contratacin de autnticos especialistas en reclamacin de deudas por la va extrajudicial es una buena solucin para las empresas que carecen de departamentos propios de recobro o que no pueden dedicar ms tiempo y recursos a la gestin de impagados.
Las empresas de recobro que actan de una forma sistemtica y eficaz, disponen de personal especializado que puede dedicar suficiente tiempo para gestionar el cobro. Por lo que actuando dentro de la ms estricta legalidad y siguiendo un cdigo tico, las gestoras de cobro pueden ser altamente eficaces para conseguir el recobro por la va precontenciosa.
Del estudio realizado se desprenden las siguientes ventajas para las empresas que utilizan el outsourcing en el recobro de sus impagos:
La empresa se libera de efectuar importantes inversiones en tecnologa como por ejemplo equipos informticos, programas especficos de gestin, programas ofimticos, en general tecnologa informtica de rpida obsolescencia que muchas veces no se llegan a amortizar.
La empresa se ahorra los costes de personal especializado en informtica, formacin de dicho personal, gastos de consultoras expertas en nuevas tecnologas.
La empresa puede reducir su activo inmovilizado lo que supone una mejora en el ratio rendimiento (rentabilidad econmica de la empresa o ROA return on assets) de las empresas, ya que se obtiene un mejor resultado con los mismos beneficios gracias a un menor activo total. (Rendimiento = BAII / Activo total)
La empresa se ahorra los gastos producidos por los informes precontenciosos y de solvencia de deudores, informes de localizacin de deudores y provisiones de fondos a letrados y procuradores.
La empresa experimenta una mejora en sus costes, ya que se pasa de un coste fijo a uno variable, ya que las empresas de recobro suelen cobrar unos honorarios condicionados con el xito de su labor, o sea reciben una comisin sobre los importes recobrados. Este tipo de condiciones reciben varias denominaciones a saber: "no collection no comission", "no collection, no fee" o "success fee".
La empresa se beneficia de una disminucin de los gastos generales como telfonos, fotocopias, cartas, sobres, electricidad.
La empresa tiene una mejora en la tesorera por incrementarse el cash flow gracias a las acciones de cobro continuadas y sistemticas.
La empresa slo tiene un gasto cuando hay un recobro de deuda lo que supone una entrada previa de efectivo en su caja, y adems paga al final del proceso de cobranza y nicamente sobre las cantidades recuperadas.
La empresa ve como disminuyen sus gastos de personal y como puede optimizar sus recursos humanos.
La empresa puede recolocar en otros departamentos el personal que se dedicaba internamente a las tareas de cobro para que en sus nuevas funciones aporten mayor valor aadido recibiendo la misma retribucin que antes.
La empresa se ahorra los costes de formacin continua y reciclaje profesional del equipo de cobros.
Los vendedores se ven liberados de realizar gestiones de cobro con los clientes, lo que mejora el nivel de satisfaccin del departamento comercial
La empresa puede concentrarse mejor en los negocios centrales y mejorar su eficacia, ya que al dejar actividades accesorias como el cobro de deudas, puede dedicarse a sus competencias clave.
La empresa aprovecha el know how de un tercero que es experto en este tipo de negocio y que podr conseguir resultados incluso en los casos ms difciles.
La empresa ver como sus impagados van a tener una gestin profesional, especializada, sistemtica y continuada que seguramente conseguir buenos ndices de recobros
La agencia de recobros podr utilizar recursos especializados que el acreedor no dispone o que le seran excesivamente costosos.
La empresa se puede beneficiar de las economas de escala de la empresa de servicios, lo que en teora abarata el coste de gestin de cobros.
La sociedad de recobros dispone de un equipamiento informtico potente y de recursos tecnolgicos avanzados gracias a su especializacin y debidos a su volumen de trabajo, que le permiten mejor tratamiento tanto a nivel cuantitativo como cualitativo de los impagados.
El deudor al recibir cartas con membrete de una empresa de recobros y sobres en el que aparezca el logotipo de una agencia de morosos suele reaccionar positivamente
Cuando la sociedad de recobros tiene una estructura de proximidad, es decir tiene delegaciones en todas las provincias, puede actuar ms eficazmente ya que al estar sobre el terreno le resulta fcil visitar al deudor y ejercer una mayor presin sobre ste.
El deudor sufre un impacto psicolgico al saber que el acreedor ha entregado su expediente de deuda a una empresa de recobros y que por lo tanto que el asunto a pasado a manos de profesionales.
El deudor se encuentra ante la incomodidad de entenderse con una empresa de recobros y no con su proveedor habitual, al que puede torear mejor o presionar por varios mtodos.
Al intervenir una agencia de morosos, el deudor teme que pueda proyectarse una imagen negativa en su entorno ms prximo, proveedores , clientes, empleados, familiares, vecinos, que pueden enterarse que es moroso.
El deudor no podr presionar psicolgicamente al proveedor acreedor con argumentos como: "despus de tantos aos de ser cliente vuestro no me esperaba que me apremiarais por una factura impagada"
El deudor no puede chantajear emocionalmente al proveedor con frases como: "os he dado a ganar mucho dinero en el pasado ahora lo correcto sera tener un poco de paciencia", "fui de los primeros clientes en confiar en vosotros y pasaros pedidos, ahora deberais confiar en m", "necesito que me ayudis a seguir adelante, ya que si los proveedores no me ayudis voy a tener que cerrar la empresa".
El deudor no tiene tantas posibilidades de argumentar la existencia de presuntos litigios e incidencias comerciales.
El deudor no tiene tanta facilidades para argumentar que el vendedor forz las ventas y le coloc demasiado gnero, por lo que ahora el proveedor debe esperar a que le venga bien hacer el pago.
La empresa obtiene un beneficioso psicolgico de mejora del clima interno al no tener que realizar una actividad que genera mucho stress a los empleados y provoca el sndrome del "burnt out" al personal encargado de la gestin de impagados
Los clientes pueden tener tendencia a pagar antes al proveedor que tiene la reputacin de trabajar con una agencia de cobro de morosos antes que a otros proveedores.
PANORAMA ACTUAL DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS DE RECOBRO
La proliferacin de sociedades dedicadas a la recuperacin de deudas por la va extrajudicial es un fenmeno de los ltimos aos, lo que ha contribuido a crear un universo de empresas que realizan gestin de cobros. Diversos estudios establecen un nmero aproximado de 1000 empresas, segn las guas telefnicas (tipo pginas amarillas y gua QDQ) e internet. Muchas de estas empresas son pequeas agencias de cobros que actan exclusivamente en su mbito local, y muchos son empresarios autnomos.
Una gran parte de estas empresas de recobro de impagados son slo gestoras de cobro, aunque existe un porcentaje que se dedican a otras actividades, como los informes comerciales, marketing, investigacin privada, consultora financiera o actividades legales.
Un pequeo porcentaje de las sociedades de recobro disponen de una red de oficinas por toda Espaa, pero la mayora slo tienen un centro de operaciones y slo un muy pequeo tanto por ciento de las empresas disponen de una estructura internacional.
La mayora de las empresas de recobro de deudas no pertenecen a la Asociacin Nacional de Entidades de Gestin de Cobro (ANGECO) que es la asociacin patronal del sector, que segn su web oficial de ANGECO cuenta con unos cincuenta miembros.
Asimismo son todava pocos los profesionales de la gestin de recobro que pertenecen a la AEPGC Asociacin Espaola Profesional de Gestores de Cobro, que es es una entidad sin nimo de lucro, de carcter cultural y educativo que agrupa a las personas fsicas que se dedican a la recuperacin de crditos.

Las empresas de recobro de deudas pueden ser de diversos tipos, en funcin al tipo de servicios que ofrezcan. En primer lugar tenemos las empresas de tele-recobro, que se dedican principalmente a llamar a los deudores para recordarles que tienen unos pagos pendientes y convencerles de que efecten el reembolso al acreedor. Este tipo de empresas trata un gran nmero de impagados, generalmente de importes no demasiado elevados y que se encuentra en un estadio de mora temprana. Las empresas de tele-recobro son muy eficaces cuando el acreedor tiene un gran volumen de facturas a cobrar y no le interesa crear una estructura propia de emisin de llamadas. La principal ventaja de este tipo de servicios de cobro es que gracias a la gestin telefnica directa se llega antes a un compromiso de pago con el cliente y se consigue el cobro de los saldos deudores ms rpidamente.

En segundo lugar se encuentran las gestoras de cobro se dedican a la recuperacin amistosa de deudas. Este tipo de sociedades de recobro actan como mandatarios de sus clientes y utilizan una serie de medios para conseguir el cobro tales como la utilizacin de la correspondencia bajo varias formas, llamadas telefnicas, visitas personales y otras gestiones extrajudiciales que motiven al deudor a pagar. En principio este tipo de empresas de cobro van a ejercer una presin sobre el deudor para que efecte el pago sin necesidad de acudir a la va judicial, que suele ser ms lenta y costosa, utilizando siempre mtodos legalmente autorizados.
En tercer lugar estn los bufetes de abogados y corporaciones legales, que suelen comenzar con una gestin amistosa de las deudas, pero en caso de que el moroso no quiera llegar a un compromiso de pago, pueden actuar por la va judicial. Despus de la fase amistosa este tipo de sociedades presentan una demanda judicial contra los morosos recalcitrantes, pero mantienen abiertas las negociaciones con el deudor por si ste recapacita y se aviene a un acuerdo de pagos antes de llegar a la fase de ejecucin de la sentencia.
Y en cuarto lugar estn las grandes sociedades de recuperacin de deudas que pueden integrar los tres modelos anteriores en su estructura. Este tipo de empresas ofrecen todos los servicios de recuperacin de deudas, desde el call center, hasta los servicios jurdicos especializados. La ventaja de este tipo de sociedades es que la informacin histrica no se pierde al existir una continuidad en la gestin recuperatoria y tiene el beneficio adicional del efecto sinrgico.
Hay que hacer notar que la mayora de las gestoras de cobros realizan el recobro de deudas por la va amistosa, y slo un pequeo porcentaje de los expedientes llega a la fase judicial.
A nivel espaol a la hora de decidir cul es la gestora de cobros a la que confiar el recobro de impagos hay que tener en cuenta que las principales empresas del sector estn afiliadas o bien a ANGECO (ANGECO fue admitida en la Federacin de Asociaciones Nacionales de Gestin de Cobro Europeas FENCA) o bien sus directivos y gestores de cobro son miembros de la AEPGC.
Las empresas de recobro que cumplan con alguna de estas condiciones cuentan con la garanta de un alto grado de profesionalidad y calidad en el servicio de recobro. Ambas organizaciones cuentan con sus respectivos cdigos ticos que todos los miembros deben cumplir, as como una serie de directrices de funcionamiento y organizacin que imprescindibles para que una gestora de cobro se pueda incorporar a dichas asociaciones. Igualmente, ANGECO tiene suscrito, y por tanto obliga a sus asociados, el cdigo de conducta existente a nivel europeo para este sector de actividad.

Asimismo existen en Espaa muchas empresas que actan de forma correcta y obtienen buenos resultados pero que por diversas razones no pertenecen a ninguna de las dos asociaciones profesionales citadas. No obstante antes de contratar a una agencia de cobros que no pertenezca a dichas asociaciones es conveniente para garantizar un correcto proceso de decisin, recoger una serie de datos que la misma gestora de cobros puede facilitar, y adems solicitar referencias de clientes o pedir el asesoramiento de expertos en este campo.

LOS HONORARIOS Y TARIFAS DE LAS GESTORAS DE COBRO EN ESPAA
Un elevado porcentaje de las empresas de recobro aplica honorarios diferenciados en funcin del cliente y del tipo de expediente de deuda a gestionar. La mayor parte de las agencias de cobro pactan contractualmente una comisin en forma de porcentaje del dinero recuperado, pero algunas empresas solicitan una cuota fija para gastos y gestiones a la firma del contrato o hacen pagar al cliente una cuota mensual. Sin embargo la mayora de las empresas afiliadas a ANGECO no cobran cantidades fijas en la prestacin de servicios de recobro extrajudicial. Los principales factores para diferenciar los honorarios suele ser la antigedad de los expedientes, el importe de las cantidades a recobrar y la dificultad de las gestiones recuperatorias en funcin a la tipologa de la deuda.

Para el sistema de remuneracin lo mejor es pactar un "success fee"o sea porcentaje sobre importes recuperados basado en el principio internacional de "no collection no commission" o sea si no hay resultados no hay honorarios. El cliente no debe abonar ninguna cuota fija a la entrega o devolucin de los expedientes y tampoco una cuota mensual; de esta forma el acreedor tendr la seguridad de que la gestora de cobros har el mximo esfuerzo para recuperar la deuda.

Los porcentajes aplicados sobre la deuda recuperada estn en una horquilla que va del 15 al 75 por ciento de los importes recobrados, en funcin del cliente, los importes, la antigedad y la tipologa de la deuda y la cantidad de gestiones que habr que realizar. No obstante la mayora de las gestoras de recobro aplica un porcentaje que oscila entre el 15 al 50 por ciento sobre la deuda cobrada.

CONSEJOS PRCTICOS PARA EXTERNALIZAR LA RECUPERACIN DE DEUDAS CON EMPRESAS DE SERVICIOS DE COBRO
La clave del xito conseguir un alto porcentaje de recuperacin es entregar el impagado para su gestin a las empresas externas antes de que hayan pasado 6 meses desde los vencimientos de las facturas.
Utilizar empresas de recobro serias y que trabajen correctamente dentro de la legalidad siguiendo un cdigo tico y preferentemente afiliadas a una de las patronales del sector de cobros o que sus directivos pertenezcan a la AEPGC
Para el sistema de remuneracin lo mejor es pactar un porcentaje sobre importes recuperados basado en el principio internacional de si no hay resultados no hay honorarios.
Comprobar que los honorarios de la gestora de cobros sean transparentes, claros y coherentes con las tarifas del mercado, en funcin de los importes a recuperar, antigedad de la deuda y nmero de expedientes que se puedan entregar para su gestin.
Evitar empresas que cobren honorarios anticipados a la firma del contrato o soliciten una cuota de abono mensual fija obligatoria en funcin de un contrato anual.
La mejor fuente de informacin sobre la eficacia de una gestora de cobros la constituyen las empresas que utilizan hace tiempo sus servicios, por lo que pidamos referencias a otros clientes sobre la calidad de sus servicios o solicitemos el asesoramiento de un experto en outsourcing de la gestin de recobros.
Pedir un informe mensual sobre el resultado de la gestin de los expedientes entregados a la gestora de cobros, teniendo en cuenta que el tiempo mximo para obtener resultados en una gestin extrajudicial no debe superar los 90 das, puesto que tres meses es tiempo suficiente para saber si la deuda es incobrable, conseguir el pago total de la deuda, o al menos obtener algn pago parcial a cuenta.
Remunerar adecuadamente a la empresa de recobros, no escogiendo a la gestora que ofrece las tarifas ms baratas, ya que generalmente una tarifas bajas implican un servicio mediocre.